Cara Membuat Mailing di Word dan Excel (Mail Merge)

Membuat mailing – Membuat mailing atau sering disebut mail merge akan memudahkan dan mempercepat pekerjaan, terutama dalam bidang pembuatan surat undangan di Word dan Excel.

Fitur yang satu ini sangat membantu untuk mengirim email ke banyak orang, berupa nama dan teks-teks custom ke setiap penerima. Tentunya teknologi ini akan dicari banyak orang, maka dari itu kita bisa mencari tahu cara-caranya.

Nah, terdapat dua cara untuk membuat Mail Merge. Cara pertama adalah dengan membuatnya langsung di word dengan input data “manual”, dan cara yang kedua adalah dengan lewat data dari excel. Tujuan cara kedua ini supaya lebih efisien untuk mailing dengan data sangat banyak.

Ingin tahu kedua cara itu, yuk simak selengkapnya berikut ini.

Baca Juga: Cara Gabungkan File Word dengan Mudah dan Praktis

Membuat mailing di Microsoft Word

Cara satu:

Tutoril yang pertama ini bisa kamu gunakan untuk Ms. Word versi 2007 ke atas. Berikut langkah-langkhanya:

1. Buat naskah dokumen utamanya terlebih dahulu atau kata sapaan “kepada yang terhormat…”
2. Selanjutnya membuat Mail Merge menggunakan mail merge wizard. Yang harus kamu lakukan adalah masuk ke menu Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard. 
3. Nanti Menu Mail Merge akan muncul di sisi kanan Microsoft Word. Pertama harus kamu pilih tipe dokumen. Dalam contoh kali ini kita akan menggunakan tipe dokumen Letters, kalau sudah klik Next yang ada di bagian bawah wizard.
4. Kemudian di jendela wizard berikutnya pilih Use the current document, lalu klik Next.
5. Pada jendela wizard berikutnya pilih Type a new list, lalu klik Create.
6. Setelah itu kotak dialog baru akan muncul, pada bagian ini kamu akan mengisi data-data seperti nama dan alamat yang akan kamu gunakan pada surat nantinya. Kamu bisa menggunakan kolom default yang sudah tersedia, atau bisa juga melakukan kustomisasi di Customize Columns.
7. Lalu di jendela Costumize Columns kamu bisa menghapus, menambahkan atau rename semua Field Names yang ada untuk kamu sesuaikan dengan kebutuhan membuat mailing di word dan excel.
8. setelah terhapus semua, kamu bisa membuat baru lagi dengan nama yang bisa disesuaikan. Atau kalau kamu tidak mau repot menghapus dan membuat baru, lakukan rename dari Field Names yang sudah ada dan hapus yang tidak kamu gunakan. Selanjutnya klik OK lalu OK lagi.
9. Jika langkah kamu benar, maka seharusnya akan ada kolom baru yang disesuaikan dengan kebutuhanmu. Untuk memasukkan data baru, klik New Entry. Kalau ingin menghapus data yang ada, klik Delete Entry. Untuk menyimpan, kamu tinggal klik OK.
10. Kemudian setelah semua data tersimpan kamu bisa melakukan seleksi data mana saja yang akan kamu pergunakan. Kalau sudah, klik OK untuk melanjutkan.
11. Letakkan data yang sudah dibuat tadi ke tempat yang kita inginkan, caranya adalah pindahkan kursor ke bagian kosong dibawah Kepada Yth, lalu klik Mailings > Write & Insert > Merge Field, lalu pilih nama. Lakukan langkah yang sama untuk tempat.
12. Kalau ingin melihat hasilnya satu persatu, kamu bisa klik Preview Result. Hasilnya akan diperlihatkan satu per satu.
13. Setelah semua sudah benar, kamu bisa menyimpan dokumen tersebut ke dalam dokumen baru (Edit Individual Documents) atau langsung cetak dokumen tersebut (Print Documents).

Baca Juga: Cara Membuka File Excel Yang Belum Tersimpan / Di Save

Cara Dua

Jika membuat mailing di word dengan cara pertama masih bingung, masih ada cara kedua yang bisa kamu pahami:

1. Silahkan buka Microsoft Word.
2. Kemudian klik menu Mailings dan pilih opsi menu Start mail merge.
3. Setelah itu pilih format dokumen yang ingin dibuat, seperti surat atau email.
4. Lalu buat dokumen utama sesuai dengan format dokumen yang dipilih sebelumnya.
5. Apabila dokumen utama telah selesai kamu buat, klik menu Mailings dan klik opsi menu Select recipients untuk memilih penerima dokumen utama.
6. Selanjutnya, jika pengguna telah menyiapkan file sumber data penerima dokumen utama, maka pengguna cukup mengklik opsi Use an existing list lalu pilih file sumber data.
7. Kemudian klik Open.
8. Kamu akan melihat dialog box open workbook. Silahkan pilih file sumber data yang digunakan dan klik Ok.
9. Jika dokumen utama telah terhubung dengan file sumber data, atur tata letak dokumen utama dan file sumber data agar sesuai dengan cara pada dokumen utama.
10. Lalu arahkan kursor di tempat yang sesuai untuk mengisi data, kemudian klik pada opsi menu Insert merge field dan pilih opsi yang sesuai dengan file sumber data yang kamu inginkan
11. Setelah selesai, periksa hasil dokumen utama yang telah kamu buat dengan cara mengklik pada opsi Preview results.
12. Setelah itu, jika hasil dokumen utama telah sesuai, kamu bisa langsung menyimpan file dengan mengklik menu Mailings, lalu pilih opsi Finish & Merge.
13. Selanjutnya pengguna akan melihat tiga opsi menu yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan, yakni Edit individual document: Untuk menyimpan file sesuai dengan file sumber data dalam bentuk dokumen Microsoft Word baru. Dan Print documents: Untuk mencetak dokumen sesuai dengan tampilan Microsoft Word tanpa menyimpan dokumen tersebut terlebih dahulu. Selanjutnya Send e-mail messages: Untuk mengirimkan file dengan format email.

Membuat mailing dengan excel

Metode engan excel ini dapat terbagi menjadi 2 komponen besar, yakni buat data di Excel dan import data ke Word. Untuk lebih jelas perhatikan tahapan berikut:

1. Untuk membuat dokumen excel kira-kira seperti di bawah, lalu save sebagai file excel.

2. Selanjutnya buka Word, buat dokumen baru, pilih Mailings > Start Mail Merge > E-mail Messages (atau Letters kalau tidak mau dikirim sebagai email).

3. Kemudian pilih Select Recipients > Use an Existing List, lalu pilih file excel tadi.
4. Lalu klik OK.
5. Sekarang mulai ketik, dan ketika ingin memasukkan variabel seperti nama, pilih Insert Merge Field > Nama > Insert.
6. Jika sudah selesai mengetik, klik Preview Results dan klik tombol arah disebelahnya untuk melihat hasil akhir.

7. Kalau ingin save dokumen, pilih Finish & Merge > Print Documents > OK > pilih Microsoft Print to PDF > OK > Simpan file.
8. Kalau ingin mengirim email, klik Finish & Merge > Send Email Messages > Tulis subject email > OK > kamu akan dibawa ke Ms Outlook.

Baca Juga: Cara Print Excel Agar Tidak Terpotong

Akhir Kata

Demikianlah cara membuat mailing di word dan excel mulai dari praktis hingga cara terlengkap. Gunakan cara yang menurutmu mudah saja, agar tidak memperlambat pekerjaanmu.

Semoga artikel ini bermanfaat. Terimakasih telah berkunjung di Flin Setyadi.