Analisis Sistem dengan Teknik Pengumpulan Data

Kegiatan analisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru. Hal tersebut terlihat sederhana, namun sebenarnya tidak. Banyak hambatan yang akan ditemui dalam proses tersebut.

Pada banyak proyek sistem informasi, proses analisis dan desain sering kali berjalan bersama-sama. Jadi selama kegiatan analisis, kegiatan desain juga dilakukan. Hal ini dilakukan karena pada banyak kasus, user sering kesulitan untuk mendefinisikan kebutuhan mereka.

Jadi mereka akan lebih mudah mendefinisikan kebutuhan, jika mereka telah melihat gambar rancangan sistem yang baru, khususnya rancangan antarmuka. Oleh karena itu, sering kali batasan mengenai bagian mana yang dianggap sebagai analisis dan bagian mana yang dianggap sebagai desain banyak terjadi perbedaan.

Misalnya untuk pemrograman berorientasi objek ada yang mengatakan bahwa use case, analysis class, dan sequence diagram merupakan bagian dari analisis. Namun, ada juga pihak lain yang menyatakan bahwa use case dan sequence diagram merupakan bagian dari desain, dan analysis class tidak ada karena sudah ada design class. analisis adalah bagaimana metode pengumpulan data dan bagaimana mendokumentasikannya. Sedangkan use case, class diagram, dan sequence diagram dianggap merupakan bagian dari desain sistem.

Teknik Pengumpulan Data

Hal pertama yang dilakukan dalam analisis sistem adalah melakukan pengumpulan data. Ada beberapa teknik pengumpulan data yang sering dilakukan yaitu sebagai berikut.

1. Teknik Wawancara
2. Teknik Observasi
3. Teknik Kuisioner

Teknik Wawancara

Teknik pengumpulan data dengan menggunakan wawancara mempunyai beberapa keuntungan sebagai berikut.

• Lebih mudah dalam menggali bagian sistem mana yang dianggap baik dan bagian mana yang dianggap kurang baik Jika ada bagian tertentu yang menurut anda perlu untuk digali lebih dalam, anda dapat langsung menanyakan kepada narasumber.
• Dapat menggali kebutuhan user secara lebih bebas.
• User dapat mengungkapkan kebutuhannya secara lebih bebas.

Baca Juga :

Selain mempunyai beberapa kelebihan tersebut, teknik wawancara juga mempunyai beberapa kelemahan. Berikut ini adalah beberapa kelemahan dari teknik wawancara.

• Wawancara akan sulit dilakukan jika narasumber kurang dapat mengungkapkan kebutuhannya.
• Pertanyaan dapat menjadi tidak terarah, terlalu fokus pada hal-hal tertentu dan mengabaikan bagian lainnya.

Berikut ini adalah beberapa panduan dalam melakukan kegiatan wawancara agar memperoleh data yang diharapkan.

• Buatlah jadwal wawancara dengan narasumber dan beritahukan maksud dan tujuan wawancara
• Buatlah panduan wawancara yang akan anda jadikan arahan agar pertanyaan dapat fokus kepada hal-hal yang dibutuhkan Gunakan pertanyaan yang jelas dan mudah dipahami.
• Cobalah untuk menggali mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang telah berjalan sebelumnya
• Anda boleh berimprovisasi dengan mencoba menggali bagian-bagian tertentu yang menurut anda penting.
• Catat hasil wawancara tersebut.

Teknik Observasi

Teknik pengumpulan data dengan menggunakan observasi mempunyai keuntungan yaitu :

• Analis dapat melihat langsung bagaimana sistem lama berjalan
• Mampu menghasilkan gambaran lebih baik jika dibanding dengan teknik lainnya.

Sedangkan kelemahan dengan menggunakan teknik observasi adalah,

• Membutuhkan waktu cukup lama karena jika observasi waktunya sangat terbatas maka gambaran sistem secara keseluruhan akan sulit untuk diperoleh.
• Orang-orang yang sedang diamati biasanya perilakunya akan berbeda dengan perilaku sehari-hari (cenderung berusaha terlihat baik). Hal ini akan menyebabkan gambaran yang diperoleh selama observasi akan berbeda dengan perilaku sehari-hari.
• Dapat mengganggu pekerjaan orang-orang pada bagian yang sedang diamati.

Berikut ini adalah beberapa petunjuk untuk melakukan observasi Tentukan hal-hal apa saja yang akan diobservasi agar kegiatan observasi menghasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

• Mintalah ijin kepada orang yang berwenang pada bagian yang akan diobservasi.
• Berusaha sesedikit mungkin agar tidak menganggu pekerjaa orang lain.
• Jika ada yang Anda tidak mengerti, cobalah bertanya.
• Jangan membuat asumsi sendiri.

Teknik Kuisioner

Teknik pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner mempunyai keuntungan yaitu :

• Hasilnya lebih objektif, karena kuisioner dapat dilakukan kepada banyak orang sekaligus.
• Waktunya lebih singkat.

Sedangkan kelemahan pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner adalah sebagai berikut :

• Responden cenderung malas untuk mengisi kuisioner.
• Sulit untuk membuat pertanyaan yang singkat, jelas, dan mudah dipahami.

Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat dilakukan untuk membuat teknik kuisioner menghasilkan data yang baik.

• Hindari pertanyaan isian, lebih baik pilihan ganda, karena responden biasanya malas untuk menulis banyak, dan jika responden menuliskan sesuatu sering kali susah untuk dipahami. Dan juga dengan pertanyaan pilihan ganda, akan memudahkan Anda untuk melakukan rekapitulasi data has kuisoner.
• Buatlah pertanyaan yang tidak terlalu banyak.
• Buatlah pertanyaan yang singkat, padat, dan jelas.

Jenis Kebutuhan

Kebutuhan (requirement) yang dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data seperti wawancara, observasi, kuisioner, atau gabungan dari ketiga tersebut dapat dikelompokkan menjadi beberapa kategori sebagai berikut (tidak semua kebutuhan ini harus ada).

Baca Juga : Rekayasa Perangkat Lunak

Functional requirement

Functional requirement Kebutuhan yang terkait dengan fungsi produk, misalnya sistem informasi harus mampu mencetak laporan, sistem informasi harus mampu menampilkan grafik, dan lain-lain.

Development requirement

Kebutuhan yang terkait tools untuk pengembangan sistem informasi baik perangkat keras maupun perangkat lunak, misalnya sistem informasi dikembangkan dengan menggunakan alat bantu Eclipse untuk pengembangan dan StarUML untuk pemodelan.

Deployment requirement

Kebutuhan terkait dengan lingkungan di mana sistem informasi akan digunakan baik perangkat lunak maupun perangkat keras. Contoh kebutuhan ini misalnya sistem informasi harus mampu berjalan pada server dengan spesifikasi perangkat keras memory4 GB DDR3, processorIntel Xeon Quad Core, dan spesifikasi sistem operasi Ubuntu Server 9.

Performance requirement

Kebutuhan yang terkait dengan ukuran kualitas maupun kuantitas, khususnya terkait dengan kecepatan, skalabilitas, dan kapasitas. Misalnya sistem informasi tersebut harus mampu diakses oleh minimal 1000 orang pada waktu yang bersamaan.

Documentation requirement

Kebutuhan ini terkait dengan dokumen apa saja yang akan disertakan pada produk akhir. Dokumen yang biasanya dihasilkan pada tahap akhir pengembangan sistem informasi antara lain dokumen teknis (mulai dari dokumen perencanaan proyek, analisis, desain, sampai pengujian), user manual, dan dokumen pelatihan.

Support requirement

Kebutuhan yang terkait dukungan yang diberikan setelah sistem informasi digunakan. Dukungan teknis tersebut misalnya adanya pelatihan bagi calon pengguna.

Miscellaneous requirement

Kebutuhan ini adalah kebutuhan-kebutuhan tambahan lainnya yang belum tercakup pada beberapa kategori kebutuhan yang telah terdefinisi di atas.

Definisi Desain Sistem

Desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat lunak merupakan upaya untuk mengonstruksi sebuah sistem yang memberikan kepuasan (mungkin informal) akan spesifikasi kebutuhan fungsional, memenuhi target, memenuhi kebutuhan secara implisit atau eksplisit dari segi performansi maupun penggunaan sumber daya, kepuasan batasan pada proses desain dari segi biaya, waktu, dan perangkat.

Kualitas perangkat lunak biasanya dinilai dari segi kepuasan pengguna perangkat lunak terhadap perangkat lunak yang digunakan. Analisis dan desain sistem akan dijelaskan lebih lengkap pada bab bab selanjutnya, mulai dari analisis dan desain basis data, pemrograman terstruktur, maupun pemrograman berorientasi objek.